مقدمه :
 
برنامه ريزي( Planning)يكي از مهمترين و اساسي‌ترين بخشهاي وظايف هفتگانة مديريت مي‌باشد كه انجام گرفتن و اجراي آن بايد با توجه به بقية وظايف مديريت صورت بگيرد.
تغييرات شگرف و مستمر جهان امروز تنوع و پيچيدگي مسائل موجود در سازمانها و محيط و ...
موجب شده است كه مديران تنها با اتكاء به برنامه‌ريزي مبتني بر اطلاعات و آمار دقيق بتوانند وظايف خود را اجرا كنند و به اهداف سازمان جامه‌ي عمل بپوشانند و نسبت به محيط خود واكنش‌هاي مناسب نشان دهند.
 
تعاريف برنامه ريزي
 
برنامه‌ريزي تعاريف متعددي دارد از جمله :
1- برنامه‌ريزي طرحي براي رسيدن به يك آيندة مطلوب مي‌باشد.
2- برنامه‌ريزي به صورت روشن، يك فرآيند تصميم‌گيري است.
3- برنامه ريزي شامل تعيين هدف و وضع خط‌مشي، تبديل هدف بصورت برنامه‌ي عملياتي و پيش‌بيني چگونگي اجراي آن مي‌باشد. و بر اساس پيش‌بيني و دورنگري رسيدن به هدف معين كه چه كاري انجام شود، چگونه ، در طي چه مدت زمان ، و بوسيله‌ي چه افرادي بايد صورت گيرد.
 
هدف برنامه‌ريزي
هدف از برنامه‌ريزي ، تهيه‌ي برنامه‌اي است كه فاصلة بين دو طرح يا دو وضعيت در آينده را پر مي‌كند كه يكي طرح اوليه و ديگري طرح مورد نظر ناميده مي‌شود. اولي طرحي است كه اگر هيچ برنامه‌اي نباشد به آن خواهيم رسيد و دومي چيزي كه مايليم از طريق برنامه به آن برسيم.
 
خصوصيات تصميمات مربوط به برنامه‌ريزي :
 
 مجموعه تصميماتي كه نياز به برنامه‌ريزي دارند داراي اين خصوصيات هستند :
1- تعداد آنها به اندازه‌اي زياد است كه نمي‌توان دربارة همة آنها يكجا اقدام نمود. بنابراين برنامه‌ريزي برنامه‌ريزي به مراحلي تقسيم مي‌شود كه توسط يك فرد، به صورت متوالي انجام مي‌گيرد يا توسط چند نفر، همزمان انجام مي‌گيرد.
2- مجموعه تصميمات نمي‌تواند به مجموعه‌اي جدا از يكديگر تبديل شوند، يعني مسئله برنامه‌ريزي نمي‌تواند به مسائل فرعي مستقل از يكديگر تقسيم گردد، بلكه مسائل فرعي بايد با يگديگر مرتبط شود. بنابراين بايد تصميمات اتخاذ شدة قبلي در نظر گرفته شود.
 
ابعاد برنامه‌ريزي (نظرية هنتز برگ)
1- بُعد زماني 2- قلمرو          3- سطح 4- استمرار
 
بُعد زماني :
برنامه‌ريزي از نظر ابعاد زماني به شرح زير تقسيم‌بندي مي‌شود:
برنامه بلند مدت : معمولاً برنامه‌هاي بلند مدت ( دور نگر ) دوره‌اي 10 تا 30 ساله در بر مي‌گيرد.
برنامه ميان مدت : معمولاً برنامه‌هاي ميان مدت دوره‌اي 3 تا 7 ساله را در برمي‌گيرند.
برنامه كوتاه مدت (سالانه ) : برنامه‌هاي سالانه فعاليت‌‌هاي برنامه‌ريزي شده براي عمليات اقتصادي و تهية پروژه‌هاي جديد را بصورت عيني تر بيان مي‌دارند.
 
برنامه‌هاي غلطان ( ROLLING PLAN ) : يك برنامه‌ي غلطان برنامه‌اي است كه در پايان هر سال تجديد نظر مي‌شود.
 
قلمرو
برنامه‌ها از نظر قلمروشان با هم اختلاف دارند، بعضي‌ها خيلي فراگيرند و براي كل مؤسسه طرح‌ريزي مي‌شوند. قلمرو برخي ديگر بسيار محدود است و مختص برنامه‌ريزي براي يك قسمت ( مثل بازاريابي) مي‌باشد.
 
سطح
برنامه‌ها بر اساس سطح زماني نيز با يكديگر متفاوتند.
مثلاً تعدادي از برنامه‌ها مانند برنامه‌هايي از نوع استراتژي مؤسسه بوسيله مديريت سطح بالا (مدير عامل يا معاون ) تهيه و تنظيم مي‌شود. برنامه‌هاي ديگر مانند برنامه‌هاي مربوط به تاكتيك‌ها يا برنامه‌هاي مربوط به سهميه‌هاي توليد روزانه بوسيلة مديران سطح پائين‌تر (سر كارگران ) تهيه‌ مي‌گردند.
 
استمرار
برخي برنامه‌ها مانند “ برنامه‌هاي ثابت“ براي موارد تكراري و عادي تهيه مي‌شود. ديگر برنامه‌ها نظير “ برنامه‌هاي اتفاقي“ جهت طرح‌هاي مقطعي ( غير مستمر ) است. مانند نحوه عمل مؤسسه وقتي كه كارمندان بطور غير مترقبه اعتصاب مي‌كنند.
 
انواع برنامه ريزي
1- برنامه ريزي جامع ( استراتژيكي )
 
برنامه‌ريزي استراتژي فرايندي است در جهت تجهيز منابع سازمان و وحدت بخشيدن به تلاش‌هاي آن براي نيل اهداف و رساله‌هاي بلند مدت با توجه به امكانات و محدوديت‌هاي دروني و بيروني. البته بايد يادآور شد كه برنامه‌ريزي جامع قبل از آنكه يك فن باشد يك نحوة تلقي و باور است. كه مديران را به تفكر دراز مدت و آينده نگري و پيش‌بيني افق‌هاي دور ترغيب مي‌كند.
 
خصوصيات برنامه‌ريزي جامع :
 
الف )  برنامه‌ريزي جامع، انعكاسي از ارزش‌هاي حاكم بر جامعه است. جهان‌بيني‌ها، اعتقادات و سنت‌هاي جامعه در برنامه‌ريزي جامع منعكس مي‌شود.
ب) برنامه‌ريزي جامع، امكانات و محدوديتهاي دروني و بيروني سازمان را مد نظر دارد و با توجه به آنها پيش‌بيني‌هاي خود را انجام مي‌دهد.
ج) برنامه‌ريزي در سطح عالي سازمان شكل مي‌گيرد. زيرا در اين سطح كه تقريباً به صورت همه جانبه‌اي اطلاعات لازم در مورد امكانات و منابع سازمان و انتظارات و توقعات متمركز است.
د) برنامه‌ريزي جامع معطوف به سؤالات اصلي و مسائل اساسي سازمان‌ها است. سوالاتي از قبيل : برنامه امروز سازمان چيست و برنامه‌هاي آينده چگونه بايد باشد.
ه‍ ) برنامه‌ريزي جامع فراگير بوده و برنامه‌هاي عملياتي سازمان را در بر مي‌گيرد و به آنها جهت مي‌بخشند.
 
مزايا و محدوديت‌هاي برنامه‌ريزي جامع :
 
يكي از مزاياي اين نوع برنامه‌ريزي هادي بودن آن است. اين نوع برنامه‌ريزي جهت و مسير فعاليت‌ها و عمليات سازمان را مشخص ساخته و بعنوان راهنماي سازمان عمل مي‌كند. برنامه‌ريزي جامع در تصميم‌گيري نقش راهنما را داشته و كار تجزيه و تحليل و ارزيابي را ساده مي‌سازد.
برنامه‌ريزي جامع مخاطرات تصميم‌گيري را كاهش داده و توفيق اقدامات مبتني بر استراتژيهاي مصوب را تضمين مي‌كند. برنامه‌ريزي جامع با نگرش بلند مدت به پيش‌بيني آينده مي‌پردازد.
و از اين رو اطلاعاتي را در خود دارد كه براي اقدامات دراز‌ مدت مديران بسيار مفيد مي‌باشد كه در حقيقت نقش يك هماهنگ‌كننده بين برنامه‌هاي عملياتي سازمان را نيز انجام مي‌دهد.
از محدوديت‌هاي برنامه‌ريزي جامع مي‌توان به هزينه‌هاي آن اشاره كرد. بعلت هزينه‌هاي بسيار بالائيكه دارد اغلب سازمان‌هاي كوچك امكان استفاده از آنرا پيدا نمي‌كنند. از نظر زماني نيز اين نوع برنامه‌ريزي احتياج به زماني طولاني دارد كه براي بعضي از سازمانها صرف وقت مقدور نيست .
از نظر تخصصي برنامه‌ريزي جامع نياز به نيروي انساني متخصص و هائز شرايط دارد كه در دسترس همه سازمان‌ها نيست.
 
2- برنامه‌ريزي عملياتي در سازمان‌ها :
اصولاً برنامه‌ريزي عملياتي از جهات كلي شباهت بسيار به برنامه‌ريزي جامع دارد. زيرا در برنامه‌ريزي عملياتي هدف‌هاي عملياتي بجاي هدف‌هاي كلي قرار گرفته و نيل به آنها در قالب يك سري عمليات پيش‌بيني مي‌گردند. در برنامه‌ريزي عملياتي هدف جزئي، بصورت برنامه عمليات در مي‌آيند و از طريق رسيدن به هدف جزء به جزء بيان مي‌گردد. برنامه‌ريزي عملياتي را مي‌توان پيش‌بيني عمليات براي نيل به آن اجزاي اصلي در تعريف برنامه ريزي مي‌باشند.
 
الف) هدف :
بطور كلي هدف عبارت است از نقطه‌اي كه كوشش‌ها معطوف به رسيدن به آن است. در برنامه‌ريزي مي‌توان هدف را نتيجة نهايي عمليات دانست، كه مقصود برنامه‌ريز نيل به آن است كه در برنامه‌ريزي عملياتي بايد مشخص و جزئي، قابل سنجش و واقع بينانه باشد.
 
ب) پيش‌بيني عمليات :
پس از آنكه هدف مورد نظر انتخاب و تعيين گرديد بايد به پيش‌بيني عمليات براي نيل به آن پرداخت. بطور كلي پيش‌بيني‌گويي نيست و پيش‌بيني برآورد آينده با حداقل خطاست. كه پيش‌بيني‌هاي عملياتي از تكنيك‌هاي مختلفي برخوردار مي‌باشند.
 
تفاوت برنامه‌ريزي تاكتيكي و استراتژيكي :
 
اگر چه بين برنامه‌ريزي تاكتيكي و استراتژيكي تفاوت مي‌گذارند اما اين تفاوت داراي مرزهاي روشن نيست و يك امر نسبي است. تفاوت اين دو نوع برنامه‌ريزي خود يك امر سه بعدي‌ است :
 
1-هر اندازه اثر يك برنامه طولاني‌تر و دستيابي به آن مشكل‌تر باشد، بيشتر استراتژيك است تا تاكتيكي. مثلاً برنامه‌ريزي توليد هفته آيندة يك كارخانه بيشتر تاكتيكي است. ولي برنامة يك كارخانة جديد استراتژيك است. بطور خلاصه برنامه‌ريزي استراتژيك يك برنامة درازمدت و برنامه‌ريزي تاكتيكي كوتاه مدت است.
 
2- هر اندازه برنامه بيشتر روي فعاليتهاي يك سازمان داشته باشد بيشتر استراتژيك است.
بنابراين برنامه‌ريزي استراتژيك ميدان فعاليت وسيع و تاكتيكي محدود است.
 
3-برنامه‌ريزي تاكتيكي به وسائلي مربوط مي‌شود كه براي رسيدن به هدف‌هاي مشخص انتخاب شده‌اند، همان هدف‌هايي كه توسط سطح بالاتر سازمان معين گرديدند. برنامه‌ريزي استراتژيك مربوط به فرموله كردن هدف‌ها و انتخاب وسائل براي تحقق آنها است. مثلاً تبليغات يك كالا وسيله‌اي است براي فروش بيشتر ، فروش كالا براي سود بيشتر و…
 
3- برنامه‌ريزي نيروي انساني :
برنامه‌ريزي نيروي انساني بخشي از برنامه‌ريزي‌هاي كلي سازمان بوده و هدف آن تشخيص و تأمين كادر مورد نياز با توجه به تغيير و تحولات سازمان در آينده مي‌باشد. برنامه‌ريزي نيروي انساني در دو مرحله انجام مي‌پذيرد:
 
مرحله اول : برنامه‌ريزي احتاجات نيروي انساني در تمامي رده‌ها و سطوح سازمان در طول مدت برنامه مي‌باشد.
مرحله دوم : برنامه‌ريزي نيروي انساني براي رفع نيازي سازمان است. در مرحله اول وجود اطلاعت و آمار پرسنلي لازم بوده و در مرحله برنامه‌ريزي وضعيت خدمتي ضرورت پيدا مي‌كند. بر اساس برنامه‌ريزي كلي سازمان است كه مي‌توان برنامه‌ريزي احتياجات نيروي انساني را آغاز كرد و فهرست در مقايسه با پرسنل موجود و با عطف توجه به ارتقاي شغلي خروج از خدمت و امثال آن مي‌تواند نيروي انساني مورد نياز نهائي را تأمين كند. پس از آن كوشش برنامه‌ريز بر آن است كه در تأمين اين نيرو راه‌هاي ممكن را پيش‌بيني و مشخص سازد.
مراحل برنامه‌ريزي نيروي انساني :
بر اساس طرح “ ادوين فليپو “ برنامه‌ريزي نيروي انساني را مي‌توان در سه مرحله زير انجام داد.
مرحله اول : پيش‌بيني ميزان تقاضاي نيروي انساني در آينده.
مرحله دوم : پيش‌بيني ميزان عرضه منابع انساني در آينده.
 
برنامه‌ريزي احتياجات نيروي انساني :
برنامه‌ريزي احتياجات نيروي انساني را به دو طريق مي‌توان انجام داد:
الف) روش تجزيه و تحليل فعاليت‌ها
ب) روش نرخ روند
 
اصولاً شرايط و موقعيت هر سازمان يك نوع برنامه‌ريزي نيازها را ايجاب مي‌كند. در سازمان‌هايي كه داراي حالت تقريباً ثابتي بوده و در توليدات و خدمات آنها تغييرات نسبتاً كمي صورت مي‌پذيرد. مي‌توان از معيار فعلي براي پيش‌بيني نيازهاي آتي سود برد.
روش برنامه‌ريزي نيازهاي نيروي انساني بر اساس نرخ روند در اين گونه موارد روش بسيار مناسبي است. از سوي ديگر در سازمان‌هايي كه به سرعت در حال تحول بوده و تغييرات فراواني در عمليات رخ مي‌دهد ديگر نمي‌توان معيار متعارف و ثابتي را يافت كه در آينده نيز معتبر باشد. در چنين موقعيت‌هايي روش تجزيه‌و‌تحليل هدف‌ها و فعاليتهاي سازمان يا روش تئوريك مي‌توانند مفيد واقع باشند. اغلب سازمان‌ها از جهت ثبات يا تغيير در بين اين دو نوع سازمان قرار مي‌گيرند و از اين رو لازم است كه تركيبي از دو روش فوق‌الذكر را بكار گيرند.
 
چند تعريف مهم :
مسير استراتژي : رفتن و رسين به هدف مورد نظر طي يك برنامه ريزي كوتاه مدت يا بلندمدت كه قابل برنامه‌ريزي نيز باشد. كه منطقي و معقولانه نيز است و در آن عواطف نيز دخالت ندارد.
 
نياز سنجي : به فاصلة بين وضع موجود و وضع مطلوب، كه قبل از برنامه‌ريزي نياز به نيازسنجي داريم
روش پرت (Pert) : فن ارزيابي و بازنگري برنامه. در روش پرت يك دايره كه روند را مشخص مي‌كند و يك فلش كه فعاليت و چارت را مشخص مي‌كند وجود دارد.
 
بينش‌هاي برنامه‌ريزي :
بطور كلي سه انگيزه يا بينش غالب در برنامه‌ريزي وجود دارد كه هيچيك بطور يك جانبه و مطلق بكار نمي‌روند. اين سه بينش عبارتند از :
 
1- راضي كردن يا قانع كردن  Satisficing:
اصطلاحي است به مفهوم به اندازه كافي خوب و نه به مفهوم تا حد امكان خوب.
و يك سطح خاصي از رضايت است و نه بيشتر از آن. رضايت بايد با توجه به هدف‌هاي فرعي و اصلي مشخص شوند. مثلاً براي يك كارخانه جلب توجه آسانتر است تا افزايش فروش، بنابراين اين برنامه‌ريزي متكي بر بينش‌ قانع كردن مي‌كوشد در بازار تبليغاتي يادآوري و جلب توجه را بيان كند و نه مقدار افزايش فروش كالا. اين نوع برنامه‌ريزي بيشتر به پول توجه دارد تا به ساير منابع.
جدي‌ترين ضعف : در اين نوع برنامه‌ريزي ميزان درك و فهم نسبت به سيستمي كه براي آن برنامه‌ريزي شده به ندرت افزايش مي‌يابد و به دانش خود اكتفا مي‌كند.
يكي‌ از محسنات : كه كمتر به وقت يا مهارت تكنيكي نياز دارد.
 
2- بهينه سازي Optimizing :
اين نوع بينش كه نه تنها به اندازه كافي خوب، بلكه تا حد ممكن خوب توجه دارد.
فعاليتهايي كه براي تهية برنامة بهينه بكار مي‌رود، حتي فعاليتهاي ناموفق، نتيجة جانبي با ارزشي دربر دارد و آن درك عميق‌تر سيستمي است كه براي آن برنامه‌ريزي مي‌شود. متأسفانه اين درك عميق هميشه به مديران مؤسسه، بخصوص آن دسته از مديران كه درگير مسائل نيستند، انتقال پيدا نمي‌كند.
 
هدف‌هاي كيفي را نيز بر حسب مقادير كمي در نظر مي‌گيرد. بهينه‌سازي مي‌كوشد تا :
الف) منابع لازم براي رسيدن به يك سطح مورد نظر از انجام كار را به حداقل برساند.
ب) با منابعي كه در اختيار دارد سطح انجام كار مؤثر را به حداكثر برساند.
ج) بهترين تعادل را بين هزينه‌ها ( منابع مصرف شده) و منافع (سطح انجام كار مؤثر) ايجاد كند.
 
 
 
 
3- سازگاري (توافق)  Adaptivizing:
اين نوع برنامه‌ريزي گاهي برنامه‌ريزي نو آوري ناميده ميشود. اما برنامه‌ريزي چندان رايجي نيست زيرا يك مفهوم جامع براي درك آن وجود ندارد و بيشتر يك چيز ذهني است و به سه قسمت تقسيم مي‌گردد :
الف) ارزش اين نوع برنامه‌ريزي به برنامه‌اي نيست كه ارائه مي‌دهد بلكه به مشاركت مديران و همكاري آنها براي توليد كالاي بيشتر است.
ب) اين نوع برنامه‌ريزي براي حذف اشكالات مديريت گذشته است.
 
ج) دانش ما در مورد آينده به سه قسمت تقسيم مي‌شود.
 
1-قطعي (متعهدانه) : بخشي از آينده كه كاملاً مشخص مي‌باشد. يعني مطمئن هستيم كه ثابتند يا تغيير نمي‌كنند. مثلاً درصد جواناني كه سن آنان تا سال جاري برابر 21 سال مي‌باشد متغير است.
2- غير قطعي ( مقتضيانه ) : بخشي از آينده كه براي ما كاملاً معلوم نيست. اما امكانات و زمينه‌هاي آن تا حدودي روشن است. به عنوان مثال ممكن است ندانيم در آينده چه نوع موتوري جاي موتورهاي فعلي اتومبيل را مي‌گيرد، اما مي‌توان گفت كه يا موتورهاي كاملتري از همين نوع خواهد بود يا موتورهايي خواهد بود كه توسط بخار و يا توسط باطري كار خواهد كرد و سوخت آن ديگر بنزين يا گازوئيل نخواهد بود . در چنين مواردي به برنامه‌ريزي مقتضيانه نياز است كه اگر هر يك از اين موارد تحقق پيدا كرد، بتوانيم براي بهره‌برداري از آن موقعيت، آمادگي داشته باشيم.
3- نا معلوم ( مسئولانه ) : كه به هيچ وجه نمي‌توان آن را پيش‌بيني كنيم. مثل حوادث سياسي، دگرگوني و يا تغييرات غيرقابل پيش‌بيني در استراتژي و نظاير آن.
 
برنامه ريزي همواره قبل از سازماندهي انجام مي‌شود و شامل :
 
1- شناخت و تعيين هدفها :
اولين گام در برنامه‌ريزي تعيين هدف يا سلسله هدف‌ها است. هدف‌ها نتايج يا حالتهايي از آينده هستند. هدفهاي يك سازمان را به هدفهاي اصلي و فرعي تقسيم كرده‌اند. هدفهاي اصلي كه هر سازمان يا مؤسسه كه مديران در آن اتفاق نظر دارند بقا و توسعه آن مؤسسه يا سازمان است.
 
2- شناخت و تعيين منابع و پيش داشتهاي محيطي :
منظور از منابع سه عامل نيروي انساني (كار) ـ ماشين آلات و تجهيزات (سرمايه) و منابع طبيعي (زمين) است. منظور از پيش داشتهاي محيطي عوامل خارجي كه در كنترل سازمان مؤثر نيستند مثل ثبات سياسي، درجة امنيت و … ‌
 
3- سياست‌ها و خط مشي‌ها :
سياستها، استراتژي كلي براي نيل به هدف‌هاي سازمان‌ را مشخص مي‌كند. و عبارتند از مقرراتي كه در چارچوب آن حدود عمليات و تصميمات تعيين مي‌گردد و بدون خط مشي امكان تعيين حدود و مشخصات ساخت يك سازمان وجود ندارد. و نمي‌توان سطوح مختف مسئوليت‌ها را براي مديران تعيين كرد. سياستها همچنين مبنايي براي ارزيابي فعاليتها توسط مديران است. سياستها را مي‌توان به سياستهاي اساسي ، كلي ، واحدي تقسيم كرد كه متناسب سطوح مختلف مديريت مي‌باشد.
 
سياستهاي اساسي داري بُرد زياد بوده و تمامي سازمان را تحت تأثير قرار مي‌دهد و معمولاً توسط مديران سطح بالا يا بالاترين سطح مديران بكار گرفته مي‌شود.
 
خط مشي‌هاي كلي‌ ، جنبة عمومي دارد، بخش بزرگي از سازمان را تحت تأثير قرار مي‌دهد و از طرف مديران سطوح مياني سازمان بكار گرفته مي‌شود.
 
سياستهاي واحدي ، مربوط به واحد مشخصي از سازمان است و توسط مديران سطح پائين بكار گرفته مي‌شود.
بيان فوق در مورد توضيح سياستها ، نشان مي‌دهد كه سياستها بايد حتي‌الامكان داراي قابليت انعطاف باشند، هنگام تغييرات قادر به تطبيق خود با هدفهاي سازمان باشند و از هماهنگي و وحدت نيز برخوردار گردند.
 
4- رويه‌ها و روشها :
رويه‌ها از سياستها محدودترند و جريان عمليات را در مديريت مشخص‌تر مي‌سازند. به عبارت ديگر رويه‌ها را مي‌توان گامهايي دانست از نظر زماني براي رسيدن به هدف. بدين ترتيب رويه‌ها يك طرح زمان‌بندي شده براي رسيدن به هدف است.
روش‌ها چگونگي انجام كار را در هر يك از گامها تعيين مي‌كند. و به عبارت ديگر نحوة اجراي جدول زمان‌بندي شده را مشخص مي‌كند.
 
به اميد سربلندي و كاميابي براي كلية دانشجويان و اساتيد محترم
عبدالحميد ابراهيمي يگانه
  20  ديماه 1382
 
 
منابع :
 
مباني مديريت دولتي
مباني مديريت              ترجمه داوود مدني
مديريت عمومي       نويسنده : دكتر سيد مهدي الواني
مديريت منابع انساني     نويسنده : دكتر سيد حسين ابطحي
اصول مديريت      نويسنده : دكتر علي رضائيان
اصول و مباني مديريت      تأليف دكتر عبدالله جاسبي